La implantación del sistema VeriFactu no es una recomendación opcional para autónomos y pymes: es una obligación legal respaldada por un régimen sancionador concreto. Conocer las consecuencias del incumplimiento es tan importante como entender cómo funciona el propio sistema.
En este artículo repasamos qué es exactamente, qué sanciones contempla la normativa vigente, a quién afectan y qué medidas urgentes debes adoptar para mantener tu negocio al margen de cualquier penalización.
¿Qué es exactamente VeriFactu y a quién afecta?
VeriFactu es un requerimiento normativo que obliga a que los sistemas informáticos de facturación envíen de forma automática, segura y veraz los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).
En la práctica, esto significa que el propio software debe ser capaz de comunicar electrónicamente:
- Las facturas completas.
- Las facturas simplificadas (tickets).
- Cualquier otro documento generado por el sistema de facturación.
Importante: No se trata de un trámite manual adicional o de rellenar un formulario web, sino de una adaptación técnica obligatoria del programa de gestión o del Terminal Punto de Venta (TPV) para que cumpla con los nuevos requisitos legales.
¿A quién afecta la norma?
La ley impacta en prácticamente todo negocio que utilice sistemas digitales para facturar. Están obligados:
- Empresas y pymes que utilicen programas de facturación.
- Comercios y negocios de hostelería con TPV de cara al público.
- Autónomos que gestionen sus facturas mediante software, independientemente de su volumen de facturación o tamaño.
Quedan fuera (por ahora): Únicamente aquellos negocios que facturen exclusivamente a mano (papel) y establecimientos que operen con cajas registradoras muy antiguas que carezcan de cualquier tipo de sistema informático. En resumen: si usas software para facturar, VeriFactu te afecta.
Qué multas establece la Ley Antifraude
El marco legal que regula VeriFactu tiene su origen en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (conocida popularmente como la Ley Antifraude). Esta norma introdujo en la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) infracciones específicas vinculadas al uso de software de gestión y facturación que no cumpla con los requisitos establecidos por Hacienda. Su desarrollo reglamentario definitivo se concreta en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Las sanciones previstas en la normativa son severas y se resumen en dos grandes bloques:
- Por producir, comercializar o tener software no homologado: La ley contempla una multa de 150.000 euros por ejercicio fiscal en el que se hayan utilizado o comercializado programas que permitan la doble contabilidad, la eliminación de registros o cualquier otra manipulación de datos. Esta sanción se aplica por cada tipo de sistema no conforme y por cada ejercicio en que se acredite su uso.
- Por incumplimientos formales en los sistemas de facturación: El uso de software que, sin llegar a ser fraudulento, simplemente no cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la normativa VeriFactu, puede acarrear sanciones de 1.000 euros por cada equipo o instalación en la que se detecte el incumplimiento. Datos extraídos de Verifactu.
Es fundamental entender que estas infracciones no requieren que Hacienda demuestre una intención de defraudar. El mero hecho de utilizar o poseer un sistema que no se ajuste a los requisitos técnicos es suficiente para activar las penalizaciones.
Responsabilidad compartida: Empresas y desarrolladores
Uno de los aspectos más relevantes del régimen sancionador de VeriFactu es que la responsabilidad se extiende a toda la cadena de valor:
- Responsabilidad del usuario final: autónomos y pymes
El autónomo o la empresa que utiliza un programa de facturación no conforme puede ser sancionado aunque no haya sido consciente de que su software incumplía los requisitos. La diligencia debida exige verificar proactivamente que el proveedor garantiza la conformidad del sistema. Contratar un software barato o no actualizado puede salir extremadamente caro.
- Responsabilidad del fabricante o distribuidor de software
Los desarrolladores y distribuidores de programas de facturación también están en el punto de mira. Producir o comercializar software que no cumpla con los estándares técnicos exigidos puede suponer para estas empresas sanciones de 150.000 euros por ejercicio fiscal, con independencia del número de clientes a los que se haya vendido el producto.
Casos habituales que activan las sanciones:
- Uso de software con doble contabilidad (ocultar ingresos o inflar gastos).
- Eliminación o alteración de registros de facturación sin dejar rastro (trazabilidad rota).
- Software sin registros de auditoría inalterables.
- No envío de los registros a la AEAT cuando es obligatorio.
- Incumplimiento general de los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023.
Los plazos oficiales… y la realidad operativa del mercado
Legalmente, el calendario definitivo establece los siguientes límites para la adaptación obligatoria:
- 1 de enero de 2027: Obligación para Sociedades Limitadas (S.L.) y demás personas jurídicas.
- 1 de julio de 2027: Obligación para autónomos (personas físicas).
- Nuevos negocios o programas contratados desde 2025: Deben estar adaptados de inmediato.
- Software anterior a 2025: Puede mantenerse hasta la fecha límite, siempre que no se renueve ni se actualice el sistema.
El peligro real de esperar a 2027: El cuello de botella técnico
Aunque el plazo legal parezca lejano, la capacidad técnica para adaptar a miles de negocios en Asturias no es infinita. La baja tasa de adaptación previa ha generado un auténtico cuello de botella en el sector informático. Las empresas proveedoras de software y servicios técnicos afrontan ya una demanda masiva de implantaciones y las agendas se están cerrando con mucha antelación.
La previsión operativa real apunta a un calendario muy ajustado:
- Primer semestre de 2026: Prioridad absoluta para la adaptación de Sociedades Limitadas.
- Segundo semestre de 2026: Inicio del proceso intensivo e implantación con autónomos.
Retrasar la decisión hasta el último momento puede suponer encontrarse sin disponibilidad técnica a pocos meses del plazo legal, con el consiguiente riesgo de quedar en situación de incumplimiento y expuesto a las severas multas de la Ley Antifraude. La prórroga no elimina la obligación, solo ofrece el margen necesario para planificar con tiempo.
Cómo evitar las sanciones: Planificación y acción técnica
La mejor estrategia para proteger la estabilidad de tu negocio es la anticipación mediante estas acciones clave:
- Verifica la conformidad de tu software actual: Solicita documentación a tu proveedor informático que acredite que el sistema cumple o se actualizará de acuerdo al Reglamento VeriFactu.
- Conserva la documentación acreditativa: Guarda contratos, declaraciones responsables del software y certificados. Ante una inspección, demostrarán que has actuado de buena fe.
- Forma a tu equipo: Un error operativo por desconocimiento de los empleados puede provocar un fallo técnico que sea catalogado como infracción por la AEAT.
- Migra a un sistema certificado con un partner local: No confíes la facturación y la tranquilidad de tu empresa a plataformas impersonales de internet que no entiendan la realidad de tu negocio.
En MundoPC gestionamos tu transición a VeriFactu
VeriFactu marca un antes y un después en el control fiscal digital. No es una medida opcional ni una posibilidad de futuro: es una transición obligatoria y completamente inevitable. El momento de actuar no es cuando el calendario marque 2027, sino cuando todavía hay capacidad para planificar, implantar y probar el sistema con total tranquilidad.
En todas las sedes de MundoPC en Oviedo, Gijón, Avilés y Langreo, ya estamos cerrando agendas para la adaptación a VeriFactu de Sociedades Limitadas antes del verano de 2026, para continuar posteriormente con el calendario de implantación para autónomos. Nuestro equipo técnico se encarga de toda la gestión, la instalación de TPVs, software homologado y la reestructuración de tus sistemas informáticos para que cumplas dentro de plazo y sin contratiempos.
Anticiparse hoy evita urgencias y sanciones mañana. Palabra de MundoPC.
Contacta con tu centro MundoPC más cercano en Asturias:
- Oviedo: C/ Independencia, 22, 33004 Oviedo | 📞 984 28 58 58 | ✉️ oviedo@mundopc.es
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